NG Cleaning, een groeiend schoonmaakbedrijf uit Antwerpen, besteedde maandelijks 32 uur aan het handmatig verwerken van facturen vanuit Microsoft Dynamics 365. Na de implementatie van een Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling door Kleinkode bespaart het bedrijf nu 8 uur per week. Deze case study toont de concrete resultaten, kosten en implementatie van een maatwerk ERP-integratie die volledig voorbereid is op de Belgische e-facturatie verplichting vanaf 1 januari 2026.
De uitdaging: Handmatige facturatie kost NG Cleaning 32 uur per maand
NG Cleaning verwerkte maandelijks ruim 800 facturen via Microsoft Dynamics 365. Het bedrijf exporteerde factuurgegevens naar Excel, converteerde deze handmatig naar PDF en verstuurde alles per e-mail. Deze workflow kostte 32 uur per maand aan administratieve tijd.
“Onze boekhouder besteedde elke week een volledige werkdag aan het verwerken van facturen”, verklaart managing director Tom Van Der Meer. “Met de groei van ons klantenbestand werd dit proces steeds meer een knelpunt. Bovendien wisten we dat België e-facturatie verplicht stelt vanaf januari 2026.”
Het bedrijf zocht daarom naar een oplossing die drie doelen combineerde: tijdsbesparing realiseren, voorbereid zijn op de nieuwe wetgeving en de kosten beheersbaar houden. Vooral de Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling leek veelbelovend omdat Billit specifiek ontworpen is voor de Benelux-markt.
Waarom NG Cleaning koos voor een Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling
NG Cleaning evalueerde verschillende e-facturatie oplossingen maar koos uiteindelijk voor Billit als Peppol Access Point. Deze keuze was gebaseerd op vijf concrete voordelen die specifiek relevant waren voor hun situatie.
Ten eerste biedt Billit lokale support in het Nederlands en heeft uitgebreide kennis van de Belgische regelgeving. Dit was cruciaal omdat het KB van 20 april 2023 specifieke vereisten stelt aan e-facturen in België. Daarnaast bleek Billit aanzienlijk goedkoper dan internationale alternatieven zoals Basware of Tradeshift.
“We hebben verschillende access points vergeleken”, legt Van Der Meer uit. “Billit kwam als beste uit de bus qua prijs-kwaliteit verhouding. Bovendien is het platform speciaal gebouwd voor bedrijven zoals wij die primair in België en Nederland actief zijn.”
De technische implementatie werd volledig uitbesteed aan Kleinkode. Dit betekende dat NG Cleaning geen interne IT-resources hoefde vrij te maken voor de Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling. Een belangrijk voordeel omdat het bedrijf geen dedicated IT-afdeling heeft.
Technische implementatie: Maatwerk API-koppeling tussen Dynamics 365 en Billit
Kleinkode ontwikkelde een maatwerk API-koppeling die Microsoft Dynamics 365 rechtstreeks verbindt met het Billit platform. De implementatie gebruikt de Billit REST API om factuurgegevens automatisch te synchroniseren in UBL 2.1 formaat, de standaard die Peppol gebruikt.
De technische architectuur bestaat uit drie hoofdcomponenten: een data extraction module die factuurgegevens uit Dynamics 365 haalt, een transformation engine die deze data converteert naar UBL-formaat, en een API connector die alles doorsturen naar Billit. Deze opzet garandeert dat facturen automatisch worden verzonden zodra ze in Dynamics 365 zijn goedgekeurd.
Hieronder een vereenvoudigd voorbeeld van de UBL-structuur die de koppeling genereert:
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
<ID>NG2024-001234</ID>
<IssueDate>2024-03-15</IssueDate>
<InvoiceTypeCode>380</InvoiceTypeCode>
<AccountingSupplierParty>
<Party><EndpointID schemeID="0208">0123456789</EndpointID></Party>
</AccountingSupplierParty>
</Invoice>
De complete implementatie duurde vier weken, inclusief testing en gebruikerstraining. NG Cleaning kon tijdens dit proces gewoon doorwerken met hun bestaande workflow omdat de nieuwe koppeling parallel werd ontwikkeld en getest.
Resultaten: 8 uur tijdsbesparing per week en 67% kostenverlaging
De resultaten van de Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling waren direct zichtbaar na go-live. NG Cleaning bespaart nu structureel 8 uur per week aan administratieve tijd. Dit komt neer op 32 uur per maand, oftewel een volledige werkweek.
De financiële impact is aanzienlijk: met een gemiddeld uurtarief van €25 voor administratieve taken bespaart het bedrijf €800 per maand. Op jaarbasis komt dit neer op €9.600 aan directe kostenvoordelen. Daarnaast zijn de operationele kosten met 67% gedaald door het wegvallen van papier, porto en handmatige verwerkingstijd.
“De automatisering werkt perfect”, aldus Van Der Meer. “Facturen worden nu automatisch verstuurd zodra we ze goedkeuren in Dynamics 365. Onze klanten ontvangen hun facturen sneller en wij hebben meer tijd voor andere werkzaamheden.”
Daarnaast rapporteert NG Cleaning een significant betere cash flow. Facturen worden gemiddeld 3 dagen eerder verzonden, wat resulteert in snellere betalingen. De foutmarge is ook drastisch gedaald omdat handmatige invoer is weggevallen.
ROI-analyse: Terugverdientijd van 6 maanden
De investering in de Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling bedroeg €12.500 voor de maatwerk ontwikkeling plus €89 per maand voor de Billit licentie. Met maandelijkse besparingen van €800 was de terugverdientijd slechts 6 maanden.
| Kostenpost | Voor implementatie | Na implementatie | Besparing |
|---|---|---|---|
| Administratieve tijd | 32 uur/maand (€800) | 0 uur/maand (€0) | €800/maand |
| Porto en papier | €180/maand | €0/maand | €180/maand |
| Billit licentie | €0/maand | €89/maand | -€89/maand |
| Netto besparing | – | – | €891/maand |
Over een periode van drie jaar genereert de investering een netto besparing van €32.076. Dit berekenen we als volgt: (€891 × 36 maanden) – €12.500 initiële investering = €19.576 netto voordeel. Echter, dit cijfer houdt geen rekening met de waardecreatie door snellere cash flow en verminderde fouten.
“De business case was glashelder”, verklaart Van Der Meer. “Al na een half jaar waren we quitte, en sindsdien is het pure winst. Bovendien zijn we nu volledig voorbereid op de e-facturatie verplichting in 2026.”
Een bijkomend voordeel is de toekomstbestendigheid van de oplossing. Omdat Billit een gecertificeerd Peppol Access Point is, voldoet de Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling automatisch aan alle Europese e-facturatie standaarden. Dit betekent dat NG Cleaning ook klaar is voor eventuele toekomstige verplichtingen in andere EU-landen.
Implementatieproces: 4 weken van analyse tot go-live
De implementatie van de Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling volgde een gestructureerd proces in vier fasen. Week 1 bestond uit een grondige analyse van de bestaande Dynamics 365 configuratie en factuurprocessen. Kleinkode documenteerde alle vereiste datavelden, goedkeuringsworkflows en klantgegevens.
Week 2 en 3 waren gericht op de technische ontwikkeling. Dit omvatte het bouwen van de API-connectoren, het implementeren van de UBL-transformatie logica en het opzetten van error handling. Parallel werden de Billit accounts geconfigureerd en werden Peppol registraties geregeld.
Week 4 bestond uit intensief testen met echte data in een sandbox omgeving. NG Cleaning leverde testfacturen aan die werden gevalideerd tegen de BIS Billing 3.0 standaard. Daarnaast vond gebruikerstraining plaats zodat het team wist hoe de nieuwe workflow functioneerde.
“Het hele proces verliep soepel”, aldus Van Der Meer. “Kleinkode hield ons goed op de hoogte en we hoefden zelf vrijwel niets te doen. Onze mensen kregen training maar de technische implementatie was volledig uitbesteed.”
Een cruciaal onderdeel van de implementatie was het testen van de koppeling met verschillende klanttypen. NG Cleaning bedient zowel kleine lokale bedrijven als grote corporate klanten. De Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling moest daarom flexibel genoeg zijn om verschillende factuurformaten en -vereisten te ondersteunen.
Vergelijking met andere e-facturatie oplossingen
NG Cleaning evalueerde vijf verschillende e-facturatie platforms voordat ze kozen voor de Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling. Deze vergelijking toont waarom Billit de beste keuze was voor hun specifieke situatie.
| Platform | Maandkosten | Implementatie | Support taal | Benelux focus |
|---|---|---|---|---|
| Billit | €89 | Maatwerk koppeling | Nederlands/Frans | Ja |
| Basware | €245 | Standaard connector | Engels | Nee |
| Tradeshift | €180 | Self-service | Engels | Nee |
| Tungsten | €320 | Enterprise setup | Engels | Nee |
| Pagero | €150 | Standaard API | Engels/Duits | Beperkt |
De keuze voor Billit was vooral gebaseerd op drie factoren: de lagere kosten, de mogelijkheid voor maatwerk integratie en de lokale support. “We wilden geen grote internationale oplossing die veel meer kost maar niet beter past bij onze situatie”, legt Van Der Meer uit.
Bovendien biedt Billit specifieke voordelen voor bedrijven die werken in de Benelux. Het platform heeft uitgebreide kennis van lokale regelgeving, biedt support in het Nederlands en heeft ervaring met de Belgische e-facturatie verplichting die vanaf 1 januari 2026 ingaat volgens het KB van 20 april 2023.
Andere mkb-bedrijven die overwegen om een Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling te implementeren kunnen profiteren van een gratis e-facturatie risico scan. Deze tool helpt om de huidige gereedheid voor e-facturatie te bepalen en toont concrete actiepunten.
Toekomstperspectief: Klaar voor e-facturatie verplichting 2026
Met de implementatie van de Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling is NG Cleaning volledig voorbereid op de Belgische e-facturatie verplichting vanaf 1 januari 2026. Het bedrijf voldoet nu al aan alle vereisten die het KB van 20 april 2023 stelt aan elektronische facturen in B2B-verkeer.
De timing blijkt achteraf perfect gekozen. “We hebben de implementatie afgerond ruim voor de deadline”, verklaart Van Der Meer. “Dat geeft ons rust en we kunnen ons focussen op groei in plaats van zorgen maken over compliance.”
Daarnaast positioneert de koppeling NG Cleaning goed voor toekomstige ontwikkelingen. Peppol wordt steeds breder geadopteerd in Europa, en er zijn plannen voor e-facturatie verplichtingen in meer landen. Omdat Billit een gecertificeerd Peppol Access Point is, kan NG Cleaning eenvoudig facturen versturen naar klanten in heel Europa.
Het bedrijf overweegt nu om de integratie uit te breiden met inkoopfacturen. “We zijn zo tevreden over de resultaten dat we kijken naar automatisering van onze volledige financial supply chain”, aldus Van Der Meer. Dit zou een verdere kostenbesparing door e-facturatie mogelijk maken.
Weet u of uw bedrijf al klaar is?
Doe de gratis E-facturatie Risico Scan — 2 minuten, gepersonaliseerd rapport, geen verplichtingen.
FAQ: Veelgestelde vragen over Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling
Hoeveel kost een Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling?
Een maatwerk Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling kost gemiddeld tussen €10.000 en €15.000 voor de initiële ontwikkeling, plus €89 per maand voor de Billit licentie. De exacte prijs hangt af van de complexiteit van uw Dynamics 365 configuratie en specifieke vereisten. De meeste bedrijven verdienen deze investering binnen 6-12 maanden terug door tijdsbesparing en kostenverlaging.
Hoe lang duurt de implementatie van een Dynamics 365 Billit koppeling?
Een standaard implementatie duurt 3-5 weken van analyse tot go-live. Dit omvat requirements analyse (week 1), technische ontwikkeling (week 2-3), testing en training (week 4-5). Complexere configuraties met custom fields of specifieke workflows kunnen 1-2 weken extra kosten. Tijdens de implementatie kunt u gewoon doorwerken met uw bestaande processen.
Werkt de koppeling met alle versies van Microsoft Dynamics 365?
Ja, de Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling werkt met alle moderne versies van Dynamics 365 Finance & Operations, Business Central en Customer Engagement. Voor oudere on-premise versies zoals Dynamics AX of NAV zijn aanpassingen nodig, maar deze zijn zeker mogelijk. De koppeling gebruikt standaard REST APIs die breed ondersteund worden.
Wat gebeurt er met mijn bestaande factuurprocessen?
Uw bestaande goedkeuringsworkflows in Dynamics 365 blijven volledig intact. De koppeling integreert naadloos in uw huidige processen: zodra een factuur is goedgekeurd, wordt deze automatisch geconverteerd naar UBL-formaat en verzonden via Billit. U houdt volledige controle over wanneer facturen worden verstuurd en kunt indien nodig handmatig ingrijpen.
Is de koppeling compliant met de Belgische e-facturatie verplichting?
Ja, de Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling voldoet volledig aan het KB van 20 april 2023 dat e-facturatie in België verplicht stelt vanaf 1 januari 2026. Billit is een gecertificeerd Peppol Access Point en alle facturen worden verstuurd in BIS Billing 3.0 formaat, de Europese standaard voor e-facturatie. U bent dus volledig compliant met alle huidige en toekomstige regelgeving.
Kan ik ook inkoopfacturen automatiseren via deze koppeling?
De basis koppeling focust op uitgaande facturen, maar uitbreiding naar inkoopfacturen is zeker mogelijk. Billit ondersteunt ook het ontvangen van e-facturen via Peppol, en deze kunnen automatisch worden geïmporteerd in Dynamics 365. Dit vereist een aanvullende ontwikkeling maar gebruikt dezelfde technische architectuur als de uitgaande facturen.
Wat als mijn klanten nog geen e-facturen kunnen ontvangen?
Geen probleem – Billit biedt een hybride aanpak. Klanten die e-facturen kunnen ontvangen krijgen deze via Peppol, anderen krijgen automatisch een PDF per e-mail. Het systeem detecteert automatisch welke klanten Peppol-ready zijn via de participant lookup functionaliteit. Zo profiteert u van automatisering zonder klanten te verliezen die nog niet gereed zijn voor e-facturatie.
Wilt u weten hoe gereed uw bedrijf is voor e-facturatie en welke stappen u moet nemen? Doe dan de gratis e-facturatie risico scan en krijg binnen 5 minuten een persoonlijk rapport met concrete actiepunten. Net zoals NG Cleaning kunt u profiteren van aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen door de juiste Microsoft Dynamics 365 Billit koppeling strategie.
Gratis tool
Weet u of uw bedrijf klaar is voor verplichte e-facturatie?
Doe de gratis E-facturatie Risico Scan. In 2 minuten ziet u welke risico’s uw bedrijf loopt — gepersonaliseerd op basis van uw sector, volume en huidig systeem.